如今,电子签约由于“线上区块链记录,在线完成签约”的优势,帮助企业安全、高效地完成业务的运转,规避了传统签约“卡审批、等快递、印章找不到”等签约风险。那么,选择电子合同签约平台,应该怎么选择呢?
电子合同签约平台怎么选?
企业新用户选择电子合同平台,需要考虑平台在技术、资质、行业应用上的优势,来保障电子合同软件安全合规,使用便捷。
1. 安全性:产品技术
首先,企业客户在由传统纸质合同签字盖章的模式,转向使用电子合同时,最大的疑虑在于安全性。一方面,要考虑电子合同服务商掌握的核心技术,例如身份认证、密码学技术,主要反映在是否在专门领域有取得的专利,是否能应用在多元的产品功能上;另一方面,要考虑电子合同产品的稳定性,主要反映在产品端的性能,例如产品服务可用性、并发量、平均签署耗时、部署响应耗时等数据。
2. 合规性:资质齐全
市面上合规的电子合同平台,都要求有完整的资质证书。因为电子签名行业在我国是一个特许经营行业,涉及信息安全、商业机密等,因此,这个行业受到各政府部门的监管,对资质的要求是非常严格的。正规的电子合同服务商,需要有国家法律规定的经营许可,国家权威机构的认证资格,国际行业权威的认证等,才能保障电子合同软件具备合规性。例如,
密码/安全资质——商用密码产品认证、等保三级、ISO27001信息安全管理体系、ISO27018公有云个人信息保护管理体系、ISO27701隐私信息管理体系等。
公信资质——合作全国范围内的CA机构数量、是否投资控股CA机构等。
3. 便捷性:场景适配
电子合同平台提供的解决方案,需要适配本公司签署业务场景的需求。例如,在人事场景,是否支持劳动合同/离职协议签署流程的应用方案;在线批量开具、一键审批证明类文件的产品功能等,赋能企业将精力更加集中在核心业务上。
因此,可以通过了解行业头部标杆企业的应用案例,了解是否具备成熟的服务内容支持。
4. 知名度:品牌实力
最后,电子合同是一门关乎“信任”的生意,需要长期的品牌实力沉淀,才会获得行业权威和客户的认可。电子合同平台发布的客户案例、客户证言等内容,均可反映客户对平台服务能力的认可,展现平台的技术稳定性、项目实践的可靠性、以及团队满足客户各种复杂场景需求的服务水平。
电子签约的好处
相比传统的纸质签约,电子签约在成本控制、风控能力、效率提升方面,具有显著的优势。
在成本控制方面,电子签约节省了几乎全部的纸张、装订、打印、快递寄送、传真等直接成本。另外,电子签约在降低人力成本方面的优势也不容小觑。以一份劳动合同举例,仅“纸张打印+快递来回寄送”的成本就接近35元,再加上所需的法务、印章管理员、合同管理员等人力成本,单一份合同的签约成本就超过200元——而通过电子签约,单份合同的签约成本不过10元左右。针对中大型企业使用者,电子签约的应用每年可节省百万级以上的成本。
在风控能力方面,使用可靠的电子签名签署的电子合同具备签署身份可识别、签署内容不可篡改等特性,签约人随时随地可以查验合同文件的真实性、完整性,同时可查看合作方的签名信息,确保身份信息真实有效,从而保障电子签约的合同安全合规。
此外,诸如e签宝等电子签名平台,提供完善的法律服务,帮助签约人进一步规避潜在风险,解决已有纠纷。
在效率提升方面,电子签约简化了纸质打印、印章申请、往返寄送、人工校对、归档调阅等环节的操作流程,从合同文件的编辑审核,到最终签署完成归档履约,全流程线上操作,手机连上网便可以完成合同签约。这使得原本需要7-15天时间才能完成的签约流程,缩短至1-3天,大幅提升签署效率,为个人、企业及政府等组织带来高效便捷的签约体验。释放人力物力,将精力与资源投入到更多生活工作事务。
因此,选择“安全、高效”的电子合同签约平台,可以帮助企业在“提升合同管理和签署效率”上事半功倍。
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