众所周知,传统的印章管理存在“印章种类多,统一监控难度大;用印频次高,审批管理混乱;异地用章难,往返寄送成本高效率低”等用印风险。因此,线上电子签章的应用,通过“电子化”、“线上管理”的优势,可以有效提升效率、 风控能力和用印成本。那么,相较于传统签章,线上电子签章签署,具体有哪些好处呢?
1. 传统印章的管理痛点
企业在日常经营中,对于传统物理印章的使用和管理过程中,经常遇到以下几类风险:
表见代理风险:将公章加盖在空白的介绍信、合同等法律文件造成的风险。
印章加盖审批的风险:“人情章”、“关系章”或者印章管理人员违反印章管理制度加盖印章,致使出具的文件损害公司利益。
保管印章过程中的风险:印章没有专人保管、保管不当,致使印章被盗用,被私用。
异地用印监管风险:异地用印过程中经手层次多、人员杂,而且可能同时在几个地方传递使用印章,一次异地用印往往会加盖许多书面资料,这就让企业无法对印章的使用开展有效监管,容易产生用印风险。
因此,企业必须加强印章管理,防止印章的违规使用,规避用印风险。而应用电子印章,可以很好地解决传统印章的这些管理痛点。
2. 线上电子签章的好处
企业使用电子印章,在具备以下管理优势:
用印审批留痕:用印文件的审批、印章的授权、使用记录全流程日志留痕,关键信息上链固化存证,保证文件不被篡改。
印章多级管控:专人负责企业整体印章类型及对应审批流的设置管理;由印章管理员负责具体每个类型的印章的制章、用印授权、停用、销毁;印章管理员向下授权具体哪些人具备用印权限。通过多级管控实现集团企业对于电子印章复杂的管控需求。
电子章静默盖:电子章相较物理章在使用上可以通过业务规则的制定,实现部分场景静默落章无需人工干预,避免因人为参与用印而产生的用印风险。
用印的意愿核验:相较传统物理章的使用,对具体用印人无核验手段。而电子章在对于用印人的用印意愿有多样的核验措施,保证用印人为授权人且用印行为是本人真实意愿的表达,使得用印行为更合规可控。
印章授权精细化管理:根据业务使用需求,可以将印章的授权控制在特定时间范围下和特定应用场景中,如仅针对部分板式文件具有用印权限。
因此,相较于传统印章,线上电子签章通过用印人身份确认、用印流程记录,以及用印权限管控,保障印章管理安全合规;通过应用电子签名技术,实现批量盖、静默盖、在线审批等高效用印流程等诸多优势,为企业降本增效。
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