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电子合同如何存储管理?能存储多久?

   2022-07-01
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      电子合同的存储,一直是大家特别关心的问题,签完的合同存在哪?怎么存?存多久?这篇文章,通过5分钟的阅读,让你从“业内小白”直接成为“合同存储领域资深专家”!

  首先,合同储存在哪?

  大家知道电子合同服务形态通常有:SaaS服务和本地化服务.

  SaaS服务中:合同文件自然是存储在服务商的云端,目前业内的电子合同服务商均具备完善的服务资质,可保证合同存储的安全性和隐私性;

  本地化服务中:合同文件存储在服务部署的位置,即客户的本地环境或客户指定的云端。

  这里大家有可能会有个问题,本地化服务中,合同文件在客户本地,那如果在签署中,外部客户如何查阅合同呢?

  这里要纠正大家一个固化的观念:合同文件在客户本地,不代表外部客户不可以访问客户本地的服务。只要本地服务可对外网开放,那么签署过程中,外部客户就可以访问本地服务,对合同文件进行查阅。

  所以,通过这种本地化部署模式,既满足企业对合同原文隐私性的要求,又实现了内外部用户的在线签约。

  其次,文件是如何存储的?

  “这个简单!与普通文件一样,存文件夹里面呗!”但是,如果原文(明文)直接存在文件夹里面,不够安全,有管理上数据泄露的风险。

  作为专业的电子合同服务商,应该如何科学严谨地存储一份合同文件呢?我们按照存储安全等级从低到高排列:

  l OSS加密存储 ★★★:

  对文件进行加密后存储,是一种最常见的文件加密方式,缺点是一旦秘钥泄露,就可以解密文件拿到明文;

  l 文件简单分片加密存储 ★★★★:

  将一个文件分成多片,顺序加密存储在不同的存储终端中,读取时,从不同存储终端中取出并合并成一个,安全等级一般,除非同时泄露秘钥及存储规则,否则无法获得完整文件;

  l 文件随机分片加密存储 ★★★★★:

  将一个文件分成多片,随机加密存储在不同的存储终端中。因为是随机存储,要取出的时候分片忘记存在哪了怎么办?所以在随机存储时,还会生成一个存储图(每个文件一个存储图),通过存储图去还原文件,这就好比,先通过一张藏宝地图(存储图)去找到宝石碎片(文件分片),再通过碎片合成一颗宝石(完整文件),安全等级较高;

  另外在一些要求较高的场景中,存储图可由用户自行保管,保证只有用户掌握文件的还原,任何第三方无法得到完整文件,安全等级极高;

  当然文件存储,如果要深入研究,还会涉及到:存储图如何加密存储,文件秘钥如何存储,存储策略是什么等。但是能理解以上存储原理,你就已经超过99%的专家了!

  在实际应用中,电子合同服务商会根据不同的安全需求,执行不同的存储策。以上几种存储策略,一般均有应用。毕竟,安全是电子合同服务商的生命线!

  最后,合同文件能存储多久?

  一般地,电子合同的存储分为两种情况。

  1 如果文件在本地,或者文件被下载了,那自然是想存多久存多久了。

  2 如果文件存储在电子合同服务商云端,平时也没有下载的情况下,以e签宝为例,可支持永久存储。若合作协议终止后,则可以继续免费保存10年,到期后可按需续费。

  除此之外,e签宝会对云端文件进行自动备份,当然也可对下载文件主动备份。

  综上,本文是站在用户隐私及信息安全的角度,来介绍电子合同是如何存储的。但更多的情况下,用户更关注的是签署流程的存证,而非合同文件的存储。毕竟遇到司法纠纷,除了合同,你还需要更多的签署证据。关于签署全流程存证的介绍,我们后续持续更新,保持学习和关注哦!


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