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电子印章如何助力公司印章管理安全高效?

公司印章管理,电子印章 2022-06-29

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企业印章作为企业意志表达的外化标识，是企业经营管理活动中行使职权、明确企业各种权利义务关系的重要凭证和载体，在企业的社会经济活动中有着重要的地位和作用。

　　【传统印章的管理痛点】

　　企业在日常经营中，对于传统物理印章的使用和管理过程中经常遇到以下几类风险。

　　l 表见代理风险：将公章加盖在空白的介绍信、合同等法律文件造成的风险。

　　l 印章加盖审批的风险：“人情章”、“关系章”或者印章管理人员违反印章管理制度加盖印章，致使出具的文件损害公司利益。

　　l 保管印章过程中的风险：印章没有专人保管、保管不当，致使印章被盗用，被私用。

　　l 异地用印监管风险：异地用印过程中经手层次多、人员杂，而且可能同时在几个地方传递使用印章，一次异地用印往往会加盖许多书面资料，这就让企业无法对印章的使用开展有效监管，容易产生用印风险。

　　因此，企业必须加强印章管理，防止印章的违规使用，规避用印风险。而应用电子印章，可以很好地解决传统印章的这些管理痛点。

　　【电子印章的发展趋势】

　　电子印章，是可靠电子签名的可视化表现形式，以密码技术为核心，将数字证书、签名密钥与实物印章图像有效绑定，用于实现各类电子文档完整性、真实性和不可抵赖性的图形化电子签名制作数据。

　　电子印章本质上是数据，也是电子签名的一种表现形式，属于《中华人民共和国电子签名法》规定的“电子签名”“数据电文”。而在获得与盖章、签字的效力的意义上，需要将电子印章作为电子签名看待，因此，电子印章如需产生法律效力，应当符合《电子签名法》对于电子签名的效力规定。随着当前社会发展趋势，加强对电子印章的管理已经成为了大势所趋。

　　【电子印章的使用和管理优势】

　　企业使用电子印章，在具备以下管理优势：

　　l 用印审批留痕：用印文件的审批、印章的授权、使用记录全流程日志留痕，关键信息上链固化存证，保证文件不被篡改。

　　l 印章多级管控：专人负责企业整体印章类型及对应审批流的设置管理;由印章管理员负责具体每个类型的印章的制章、用印授权、停用、销毁;印章管理员向下授权具体哪些人具备用印权限。通过多级管控实现集团企业对于电子印章复杂的管控需求。

　　l 电子章静默盖：电子章相较物理章在使用上可以通过业务规则的制定，实现部分场景静默落章无需人工干预，避免因人为参与用印而产生的用印风险。

　　l 用印的意愿核验：相较传统物理章的使用，对具体用印人无核验手段。而电子章在对于用印人的用印意愿有多样的核验措施，保证用印人为授权人且用印行为是本人真实意愿的表达，使得用印行为更合规可控。

　　l 印章授权精细化管理：根据业务使用需求，可以将印章的授权控制在特定时间范围下和特定应用场景中，如仅针对部分板式文件具有用印权限。

　　因此，电子印章通过用印人身份确认、用印流程记录，以及用印权限管控，保障印章管理安全合规;通过应用电子签名技术，实现批量盖、静默盖、在线审批等高效用印流程，为企业降本增效。

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